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サルでもできる業務の最適化帳票

「業務帳票」

日常の業務から報告等の業務に欠かせない帳票を集めました。

≪概要≫

1、スケジュール集帳票
 タイムスケジュール帳票 別ブートキャンプファイルと同一帳票
 WBS(作業工程表)帳票 別ブートキャンプファイルと同一帳票
 年間計画帳票
 日別スケジュール帳票
 レジュメ帳票
 事前準備役割分担帳票
 期限リスト帳票

2、アジェンダ・会議議事録帳票
 アジェンダ帳票
 会議議事録帳票

3、業務役割分担帳票

4、業務改善案帳票

5、業務指示書帳票

6、業務連絡フォーマット帳票
 業務連絡帳票1
 業務連絡帳票2

7、設備機器メンテナンス帳票
 メンテナンス申請書帳票
 修繕管理帳票
 設備店舗保全帳票
 業社メンテナンス一覧帳票

8、店舗情報の記録帳票

9、FAX送信用紙帳票

10、仕入先取引先リスト帳票

内容は以下の通りです

1、スケジュール集帳票
タイムスケジュール帳票 別ブートキャンプファイルと同一帳票
 一日一日の役割分担表
 部署別に行事内容を記入でき、右半分は出勤簿として活用できます
 開業前のタイムスケジュールとして作成していますが
 変更して様々な業務遂行にご活用頂けます。

WBS(作業工程表)帳票
 別ブートキャンプファイルと同一帳票
 その名の通り作業を分解し役割を提示した帳票
 限られた期間内に、効率的に業務を遂行する為の帳票
 例えば開業までの計画
 新人トレーニング計画
 プロジェクトの工程計画

 誰が何時までにどこまでするのか時系列に確認できます
 段取りや目標設定、期限設定、進捗管理マネジメントできる帳票
 全体把握ができて、使いやすくて進行速度を高めてくれます。

年間計画帳票

 日別に1年分のスケジュールを計画できます。配布資料としてもお使いください
 メニュー変更時期、社内イベント日程、様々な会議の日程等を記入する事で
 前もって年度内行事を把握できます

日別スケジュール帳票

 個人スケジュールとして活用できます
 1週間の時間帯別の行動計画を作成することが出来ます
 特記事項には用意するものや目標、課題などを記入し1日1日振り返りながら進行できます
 又色を使い分け出来るので見やすいのが特徴的です
 新人教育、研修課程、自己手帳、等使い方千差万別

レジュメ帳票

 会議、研修、セミナー、発表会、他イベント等のレジュメとして
 時間帯、担当者、カテゴリー別、内容、備考と枠を設けているので整理しやすくなっています

事前準備役割分担帳票

 準備するものをまとめる為の帳票です
 誰が何時までに何を準備するのか、実施するのか、をチェックしながら進行できます。
 役割を分担する際にも利用しやすい
 開業準備前や、様々な企画イベント時、大掃除、社内コンペ等にも使えます

期限リスト帳票

 日別にやるべきことを明文化できる帳票
 期限厳守の徹底にお使い下さい

Daily- schedule

 

2、アジェンダ・会議議事録帳票
アジェンダ帳票
 会議で論ずる事項、課題項目を事前に配布する帳票
 
 会議の目的(ゴール)を明確化する事で話がずれる事も少なく、
 目的について各自が考察して参加する事もあり
 会議の効率が飛躍的に上がります。
 
 アジェンダを配った後の会議と、そうでない会議の充実度を一度比較してみると実感できます
 店舗ミーティングなどにも御使い下さい。

会議議事録帳票

 会議内容を記録するための帳票
 記録を残す事で振り返りや、勘違いを防ぐことが出来ます
 備忘録的なものから、会議に出席していない上司などへの報告書としても使えます

3、業務役割分担帳票
 飲食店の店長様の仕事は本当に「多い」とつくづく感じます。
 人材管理、食材管理、備品管理…
 
 社員教育としても業務の分担は必要です
 
 又業務をローテンションする場合もあると思います
 どんな業務を誰が担当するのか明記する帳票です。
 出来る限りの業務内容を列挙しています。
 各店に合わせて添削してお使いください。

4、業務改善案帳票
 いわゆる「ネタ帳」です
 業務中に様々な気付きが頭を過る事と思います。
 どこに問題を感じどのように変更するのかを記録しておくもの
 各スタッフに配布し、一緒に考える事も出来ます
 
問題意識の習慣化、お店の改善に参加させる事がとても大切だと思い作成しました

 アルバイトさんから上がってくるネタに何度も驚かされた事を思い出します
 会議や報告資料としても活躍します
 是非試してください

 

5、業務指示書帳票
 部下の教育に役立ちます
 業務の指示内容と期限を口頭だけでなく明文化できる帳票
 いつまでにどうなってほしい、現状についてどんな課題があるのかを明文化できます
 
 口頭で伝えてもなかなか期限までに業務遂行できない、自身の課題に気付いていない等
 部下の成長スピードを高める為に作成したものです
 効果を求めるものでなく、あくまで確認用であり、コミュニケーションツール
 としてお使いください

6、業務連絡フォーマット帳票
 会社からの業務連絡
 店長様や他の社員さんからの連絡事項
 休みの人もいるなかで全ての従業員に口頭で連絡するのは至難の業です。
 メールやラインを使う店舗様もおられるかと思いますが、中には嫌がるスタッフもいます。
 そこで利用するのがこちらの業務連絡帳票
 
 重要度、緊急度、発信日等を記載し掲示します

 休んだ日は遡って確認、サインする事ができます。
 確認者のサイン欄も準備しているので、確認したか一目瞭然
 併せて前日の結果や今週の目標、本日の予算等を記入し、意識強化に繋げる事が出来ます
 業務連絡帳票は2部
 お好きなように変更してお使い下さい

7、設備機器メンテナンス帳票
 当帳票の目的は
  店舗の設備保全の為の帳票
であり、安全かつ適切な維持管理に役立てるものです

 
 突然の機器故障。
  お客様に迷惑かけるは、売上落とすは、業者とのやり取りに翻弄されるは
  あの歯がゆさ、気持ちも落ちるし、疲れも100倍。そんな経験ありませんか?
  突然の機器の故障時の対応は、少なくとも全社員知っていなければなりません
  年末年始時には連絡先は通常と異なる場合が多いはずです
  修繕の申請は本部決済が必要であれば修理まで時間が掛かります。
  進行状況を確認できる物を残しておく必要性もあります
  修理が重なった場合の優先順位をどのようにするか
  これまでの修繕履歴がどうなっているのか
  何度も同じような故障であれば他に故障の原因があるかもしれません
  修理するより新品を購入した方が良いかもしれません
  リースやレンタルにする方が経費を抑える事が出来るかもしれません
  業社のミスによる事も幾度かありました
  
 機器を長く維持するには店舗の機器を管理するメンテナンス帳票が欠かせないのです
 
  帳票で管理する事が
  
  危険回避する事、機器を大切に扱う事に繋がると確信します
  この帳票が店長様の「資産」を守るのです
 
 設備機器メンテナンス帳票の内容は
  メンテナンス申請書帳票
  修繕管理帳票
  設備店舗保全帳票
  業社メンテナンス一覧帳票
  機器の故障に対する煩わしさは日頃の準備で補えます

8、店舗情報の記録帳票
 店舗概要、店舗の間取り、店舗形態、届出の内容、等を記録しておく帳票
 近隣との取り決め事項、近隣行事事項など、忘れないように記録保管しておく事もできます
 引継ぎ時の後任が喜ぶ顔も浮かびます。

9、FAX送信用紙帳票
 取引先等にFAXする際、添付する送信内容用紙
 宛先、送信者、表題、送信枚数、送信内容等この1枚があればどちらへでも添付できます。

10、仕入先取引先リスト帳票
 取引業者タウンページとしてお使いください
 いざ連絡しようと言う時に連絡先が分からない
 「連絡先が分からない」と部下からの電話
 
 そんな業務混乱を防止する為に

 店長様がいない時でも、誰もが分かるように準備しておく帳票です。

 連絡先は勿論、発注形態や納品方法、取引条件等など記入できます

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